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Nota fiscal: a escola deve fornecer

por Sônia R. Aranha às 7:51 em: Educação

 

 

Afinal qual a importância da nota fiscal para a administração da instituição?
Por Alan Castro Barbosa do BWContabilidade

Uma empresa quando aberta define alguns itens básicos para sua existência, um deles é a finalidade, objetivo, a que veio ao mundo.

As instituições de ensino nascem como uma empresa de prestação de serviços educacionais, e como todos sabem a estrutura diferenciada deste segmento causam dúvidas em todos os aspectos legais, tanto na área contábil/financeira quanto na trabalhista.

No caso em específico, temos de ressaltar que as empresas de serviços estão ligadas diretamente a fiscalização e tributação da prefeitura municipal, é através dela que será emitida a nota fiscal, hoje eletrônica na maioria das cidades.

Mas afinal de contas para que serve uma nota fiscal e qual a importância que ela possui?
Ela é um documento que comprova que foi consumado o serviço, ou seja, a prestação do serviço é comprovada pelo contrato e nota fiscal, independentemente do recebimento.

Uma escola emite mensalmente as notas fiscais, mas uma grande parcela comete o erro de apenas emitir nota aqueles que pagam a mensalidade, o que está errado.

Cobrança

Caso a escola possua pais inadimplentes, em caso de cobrança via judiciário, a nota fiscal será o principal documento junto ao contrato escolar que comprovará que houve o serviço, sem ela o juiz pode entender que não há comprovação dos fatos.

Legalidade

A nota fiscal é imprescindível, a efetivação do serviço só é dada com a emissão da nota fiscal.

Simples Nacional

O Simples Nacional, imposto pago pela maioria das instituições de ensino, usa como base de cálculo o total de faturamento, que por sua vez corresponde ao total de notas fiscais emitidos naquele período.

O problema na hora de emitir notas fiscais de materiais escolar

Outra grande dúvida dos gestores é sobre a venda ou repasse de materiais didáticos, cantina, uniformes etc.

No início falamos que a escola tem como finalidade a prestação de serviços educacionais, que está previsto em seu contrato social registrado junto aos órgãos competentes.

Se sua escola não possui a atividade de VENDA, não poderá emitir nota sobre estes produtos.

Veja:

Para as escolas que não possuam inscrição estadual e autorização para emissão de NF de venda de mercadorias e pretendem o fornecimento (o mero repasse sem lucro) do material didático e do kit escolar, entendo que o ideal seria informar no corpo da nota de serviços o que vamos sugerir logo abaixo.

ORIENTAÇÃO PARA O PREENCHIMENTO DA NOTA FISCAL DE SERVIÇO ESCOLAR

É importante frisar que os valores repassados (sem lucro) da mercadoria, devem condizer com o que foi proposto no contrato com o aluno, no qual precisa prever o fornecimento da mercadoria, para que não haja dúvidas de que o valor do material fornecido está integrado à anuidade escolar, e assim entendendo, como exemplo:

Se a escola optou pela cobrança da anuidade escolar em 12 vezes, considerando que o custo com o material está somado as 12 parcelas, e o material será entregue em janeiro, na nota fiscal do período de janeiro, no corpo da nota deve ser escriturado o seguinte:

Parcela 1 de 12 da anuidade escolar do ano letivo de 2012, conforme contrato de serviço escolar.

NOTA 1: não é preciso destacar o material no corpo da nota porque já consta no contrato o fornecimento desse produto, destacá-lo pode causar embaraço no documento fiscal.

NOTA 2: não há problema algum se a primeira parcela for maior que as 11 seguintes porque está sendo considerado, além da mensalidade escolar, também o material entregue. O importante e a somatória das parcelas conferirem com o valor da anuidade.

NOTA3: veja que esta primeira parcela pode ser emitida em qualquer mês, o detalhe importante é que normalmente não há aula em janeiro e os mantenedores aproveitam o período de férias para organizar a distribuição dos materiais que serão empregados no decurso do ano, ficando fácil de compreender que aquela parcela, não se refere ao serviço de ensino somente, e sim sobre os resíduos do contrato, quais sejam, os materiais ofertados, dizemos, material didático e kit escolar.

Se a escola optou pela cobrança da anuidade em 13 parcelas (a que entendemos ser a mais usual) esta será cobrada no ano anterior ao do letivo, no corpo da nota fiscal deve ser escriturado o seguinte:

Parcela 1 de 13 da anuidade escolar referente ao ano letivo de 2012, conforme contrato de serviço escolar.

NOTA 1: geralmente a primeira parcela é cobrada no ano anterior ao do letivo. Essa estratégia é comum entre os mantenedores que procuram evitar que seu aluno vá para outra escola e também para se programar financeiramente para o próximo ano, já que será possível saber com quantos pagantes iniciará o novo ano.

NOTA 2: do ponto de vista fiscal, para a receita apurada dessa primeira parcela deve ser considerado exatamente o mês do seu faturamento, ou seja, o mês em que se emitiu a nota fiscal, ainda que seja na condição de pagamento futuro, exceto se o regime adotado for o de caixa.

NOTA 3: um fato comum entre os mantenedores é a renovação da anuidade para o ano seguinte com o aluno na condição de pagamento no primeiro mês do ano letivo, neste caso, se a escola não adota o regime de caixa, só poderá emitir a nota fiscal no mês em que receber a primeira parcela, caso contrário, terá que tributar adiantadamente uma fatura que não entrou em seu caixa.

O simples termo e um recibo de renovação de anuidade (rematrícula) é suficiente para garantir ao aluno sua vaga, não sendo necessária a entrega da nota fiscal antes de seu pagamento.

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